Logbuch: Wie betreut man einen Messestand?

Logbuch: Wie betreut man einen Messestand?

Messe-PR ist eine Mammut-Aufgabe. Warum? Weil wir hier gleichzeitig als Standexperte, Eventmanager, Organisator, Texter, Übersetzer, Medienbetreuer, Markenbotschafter und rechte Hand des Kunden auftreten. Wenn ihr euch fragt, wie wir das alles meistern, findet ihr hier Auszüge aus unserem Planungslogbuch:

Aufgabe 1: Vorabrecherche zum Messegelände/Personal
Sobald wir wissen, an welchen Fachmessen unser Kunde teilnehmen wird, machen wir uns an die Recherche des Messegeländes und des Messepersonals. Wir müssen zum Beispiel klären:

• Welche Standfläche steht unserem Kunden zur Verfügung?
• Wo liegt der Stand?
• Wo können wir Pressetermine abhalten?
• Benötigen wir weitere zusätzliche Räume?
• Wer sind die wichtigen Ansprechpartner des Messepersonals vor Ort?

Aufgabe 2: Kontakt zu Journalist*innen und Medienvertreter*innen herstellen
Im nächsten Schritt stellen wir sicher, dass Vertreter der Fachpresse auch über die Präsenz unseres Kunden auf der Messe Bescheid wissen. Bevor wir diese kontaktieren, erstellen wir zunächst eine umfangreiche Pressemappe mit detaillierten Hintergrundinfos zu unserem Kunden und seinen Produkten. Kurze Pressemitteilungen greifen Neuerungen auf, die auch auf dem Messestand präsentiert werden. Im nächsten Schritt versenden wir die Pressemappe und persönliche Einladungen zum Stand unseres Kunden und rufen besonders wichtige Vertreter*innen zusätzlich direkt an.

Aufgabe 3: Koordination mit internationalen Ansprechpartner*innen
In den meisten Fällen sind unsere Kunden auch auf dem internationalen Markt vertreten. Deswegen machen wir nicht nur die deutschen Fachmedien, sondern auch ausländische Pressevertreter*innen auf ihre Messepräsenz aufmerksam. Für diese erstellen wir Pressemappen auf Englisch oder in anderen Sprachen wie Französisch oder Italienisch. Teilweise schreiben wir die Texte selbst und stellen den Kontakt her, zum Teil setzen wir uns mit den jeweiligen Agenturen des Kunden vor Ort in Verbindung, um mit ihnen die weitere Messekommunikation abzustimmen.

Aufgabe 4: Termine koordinieren
Die Einladungen an die Medien sind versandt und die ersten Zusagen eingetroffen. Nun besteht unsere Aufgabe darin, die Termine mit den Pressevertreter*innen entsprechend zu koordinieren. Wer muss direkt mit unserem Kunden sprechen? Wer braucht eine Führung des Standes? Wer kommt zur Pressekonferenz? Für welche Zeit sollen bestimmte Räume gebucht werden? Alles Fragen, auf die wir eine Antwort parat haben müssen.

Aufgabe 5: Die Interviews des CEO unseres Kunden vorbereiten
Zunächst einmal sprechen wir eng mit dem/der CEO ab, welche Interviewtermine er/sie wahrnehmen möchte und mit welchen Pressevertreter*innen er/sie persönlich sprechen will. Im Nachgang organisieren und koordinieren wir diese Termine und buchen die entsprechenden Räume auf der Messe. Zusätzlich bereiten wir den/die CEO inhaltlich vor: Welche Fragen könnten gestellt werden? Welche Details sind für welche Zielgruppe besonders wichtig? Was sollte er/sie unbedingt hervorheben?

Aufgabe 6: Vor-Ort-Koordinator sein
Besonders wichtig ist unsere Präsenz direkt auf der Messe. Wir sind die Ersten am Stand und beantworten Fragen vom Messepersonal zu organisatorischen Details, von Pressevertreter*innen zum Kunden, von Messegästen zur Funktionsweise der Produkte. Wie schon anfangs angedeutet behalten wir auch für unseren Kunden den Überblick und wissen zum Beispiel, wo sich welcher Stand befindet, wann die Pressetermine beginnen und auch zu welchen Zeiten der nächstgelegene Kaffeestand geöffnet hat.

Trotz des vollen Programms freuen wir uns jedes Jahr wieder auf die Messebetreuung. Wir empfinden es immer als spannend, neue Kontakte zu knüpfen, uns von allerlei Branchen-Neuheiten inspirieren zu lassen und vor allem die Bekanntheit unserer Kunden mit jedem Messeauftritt zu steigern.